So schreiben Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

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Das Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs kann wie eine erschreckende Aufgabe erscheinen, was wahr sein kann, wenn Sie nicht im Voraus an bestimmte Variablen denken. Die Erstellung einer soliden Planung erleichtert die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs für Lieferanten, Mitarbeiter und Manager. Das konsistente Dokumentationssystem erleichtert auch die Erstellung von Verträgen, die bestimmten Standards entsprechen, wie z. B. ISO9000.

Anweisungen

Das Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs kann schwierig sein, wenn Sie nicht richtig planen (manuelle Beförderung mit einer Zeitung in einem Lagerbild von terex von Fotolia.com)

Definieren Sie den Umfang Ihres Projekts, indem Sie die Regeln anderer Unternehmen befragen. Stellen Sie sicher, dass ein Teil der Richtlinien oder Verfahren bereits an anderer Stelle dokumentiert ist, und bestimmen Sie, ob das Verfahren für das Unternehmen, die Region, die Abteilung, die Funktionsgruppe oder die Aufgabe spezifisch ist. Dies hilft Ihnen bei der Definition der Anfangs- und Endparameter des Bereichs.
Legen Sie das Format der Dokumente fest. Konsolidieren Sie sie, indem Sie die wichtigsten Richtliniendokumente überprüfen. Die Maßnahmen sind in der Regel breiter angelegt, während die Einzelheiten der Aufgaben der Verfahren spezifischer sind.

In großen Unternehmen ist es üblich, vier oder mehr Dokumentationsniveaus mit globalen Verfahren zu haben, die alle Aspekte abdecken, wie z. B. Ethik, Geschenke, Eigentümerinformationen, E-Mail-Protokolle und Abteilungsverfahren, die sich auf die Einhaltung von Umwelt-, Regierungs- und Arbeitnehmervorschriften beziehen.

Prozeduren, die sich auf Funktionsgruppen oder Aufgaben beziehen, können entsprechend den lokalen Abläufen geändert werden, müssen jedoch die Anforderungen der höchsten Dokumentebenen erfüllen. Möglicherweise verfügen Sie über drei verschiedene Repair Center, die unabhängig voneinander arbeiten. Sie müssen jedoch auf die gleiche Weise verfahren, wenn Sie Aufträge an das Verteilungscenter ausgeben. Die globalen Richtlinien werden allgemein sein, aber die spezifischen Details der Prozesse, die sich darauf beziehen, wie jedes Zentrum Anfragen (wer, wann, was und warum) ausgibt, können geringfügig variieren. Positionen und Verantwortlichkeiten sind normalerweise in den Verfahren enthalten.
Definieren und profilieren Sie alles, was im Richtlinienhandbuch enthalten sein wird. Beginnen Sie mit Schritten, die sich auf die wichtigsten Verfahren beziehen, wie z. B. das Design des Kunden, den Erhalt von Bestellungen, die Herstellung, Inspektion, Lieferung und Produktabholung.

Richtlinien sind starre Protokolle, die die erwarteten Entscheidungen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter in bestimmten Situationen berücksichtigen. Sie beziehen sich normalerweise auf Gesetze und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Verfahren sind Schritte, die eine logische Abfolge von Ereignissen hervorheben, einschließlich Tools, Kommunikation, Prozessablauf und erforderlichen Fähigkeiten.

Verwenden Sie das Profil als Ausgangspunkt für den Index.
Legen Sie fest, wo die Informationen gespeichert werden sollen, und legen Sie die entwickelte Versionskontrolle fest. Die Entwicklung eines Überprüfungssteuerungsprozesses von Anfang an ist wichtig. Wenn Sie also mit dem Schreiben und Bearbeiten beginnen, können Sie Änderungen nachverfolgen.

Der Überprüfungskontrollprozess muss außerdem über eine Autorität und Kontrolle verfügen, damit alle am Prozess Beteiligten wissen, wie Änderungen vorgenommen und implementiert werden.

Lassen Sie niemals mehrere Versionen desselben Dokuments gleichzeitig bearbeiten, da dies zukünftige Probleme verursachen kann. Verwenden Sie die First-In-First-Out-Methode und ändern Sie sie gegebenenfalls erneut, um die Änderungen zu verfolgen.
Erstellen Sie Vorlagen für Prozeduren, Richtlinien und Ablaufdiagramme, damit sich die Benutzer der Dokumentation nicht um Formate kümmern müssen.

Fügen Sie diesen Vorlagen Abschnitte hinzu, damit die Autoren andere Dokumente, Tools und Links angeben, die zum Organisieren Ihrer Materialien erforderlich sind. Geben Sie die Formate an und stellen Sie sicher, dass bestimmte Abschnitte (z. B. das Glossar der Begriffe) Bestandteil des Hauptabschnitts oder des Dokuments sind. Wenn Sie den Autoren die bestmögliche Anleitung für die Anforderungen geben, wird der Bedarf für einen neuen Job später reduziert.
Weisen Sie Redakteure und Fachexperten zu, um den Inhalt jedes Abschnitts zu entwickeln. Geben Sie ihnen ein Beispiel für die angeforderte Vorlage und markieren Sie andere Regeln, z. B. das vollständige Schreiben von Akronymen, wie verallgemeinert oder detailliert sie die Verfahrensschritte beschreiben sollen.

Wenn im Rahmen der Verfahren Entscheidungen getroffen werden müssen, markieren Sie zusätzliche Referenzen und geben Sie den Mitarbeitern ausreichend Informationen mit allen möglichen Möglichkeiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Punkte, die eine Entscheidungsfindung erfordern, sind in der Regel dann, wenn die Verfahren fehlschlagen. Versuchen Sie daher, in diesen Bereichen so klar wie möglich zu sein. Überprüfen Sie vor dem Veröffentlichen die Prozedur mit einer Person in Ihrer Nähe, um die beschriebenen Schritte zu befolgen und mögliche Probleme zu identifizieren.
Weisen Sie ein Review-Team zu, um die endgültigen Veröffentlichungen anzuleiten und zu bearbeiten, um die Dokumentationssprache und den Detaillierungsgrad in den verschiedenen Phasen des Prozesses konstant zu halten.

Beseitigt Inkonsistenzen durch Verbesserung der Trainings- und Trainingsmethoden. Weisen Sie einen angemessenen Überprüfungszyklus (z. B. 48 Stunden) zu, sodass alle hinsichtlich der Prioritäten dieselben Erwartungen haben.
Weisen Sie die Verantwortung für jedes Verfahren zu und geben Sie die Autoritätsebenen an. Der Prozess sollte über periodische Überprüfungen aufgebaut werden. Wenn Mitarbeiter ihren Posten verlassen, sollten neue Manager den jeweiligen Verfahren zugewiesen werden. Bei Aktualisierungen und Überarbeitungen sollten sich Mitarbeiter mit dem Entscheidungsträger in Verbindung setzen, um gemeinsam Richtlinien und Verfahren ändern zu können, wenn sich die Situation verbessert oder ändert.

Wie

Wenn eine Aufgabe oder Prozedur von mehreren Personen oder einer Gruppe ausgeführt wird, standardisieren Sie sie zuerst und dokumentieren Sie sie.
Einige Kunden schließen keine Geschäfte mit Unternehmen oder Unternehmen ab, für die es keine ISO-Normen gibt, oder ähnliche Vorschriften für die Prozessdokumentation, z. B. Kundendienst, Verträge, Finanzen, Inventar, Kommunikation, Qualitäts- und Rechtsdokumente. ISO bietet allgemeine und branchenspezifische Vorlagen und Schulungen für die schnelle und einfache Erstellung von Richtlinien und Verfahren und ist ein international anerkannter Standard.
Erstellen Sie Prozesse für die Schulung, Schulung und Implementierung von überarbeiteten Verfahren, wenn Sie diese benötigen. Die Änderung eines Standards, den niemand konsultiert, ist für die Mitarbeiter nicht hilfreich.

Hinweis

Einige Verwaltungen ziehen es vor, vage Informationen über Verfahren bereitzustellen, um Interpretationen zu ermöglichen und Prüfungen zu minimieren. Andere ziehen es vor, detaillierte Informationen zu verwenden, damit die Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen.
Verwenden Sie die Informationen nur mäßig, wenn Diskussionen oder die Möglichkeit verschiedener Interpretationen von Sprache oder Inhalten oder Probleme mit dem Prozess aufgrund vager Anweisungen vorliegen, lesen Sie den entsprechenden Abschnitt, um ihn zu klären.
Es ist sehr üblich, dass Richtlinien und Verfahren außer Kontrolle geraten, dupliziert oder überflüssig werden oder zu detailliert werden, um damit umzugehen.
Verwenden Sie Indizes und versuchen Sie, Doppelungen zu minimieren, indem Sie bei Bedarf Personen in anderen Bereichen zuweisen.
Die Umweltgesetzgebung ist sehr wichtig. Erstellen Sie einen Prozess, um neue Verfahren anzuleiten, mit denen sie vor der Veröffentlichung in einem vorläufigen Zustand bearbeitet werden können. Stellen Sie sicher, dass das Training mit der Einführung der neuen Verfahren eintritt, andernfalls gibt es Kontroversen und Frustration. Bitten Sie die Experten um Hilfe. Dadurch werden in Zukunft viele "Finger-Pointing" vermieden.