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Memoiren sind eines der am häufigsten genannten Merkmale des täglichen Arbeitslebens, sie scheinen fast überall aufzutauchen und können eine nahezu unendliche Bandbreite von Themen abdecken. Die Ausgabe von Memos dient jedoch einer Reihe von grundlegenden Zwecken und hat in der Regel klar festlegbare Ziele, die im Allgemeinen die Lösung von Situationen und die Bereitstellung zusätzlicher Informationen zu einem Thema betreffen, für das keine Besprechung erforderlich ist.
Probleme
Probleme können im Rahmen eines Memorandums schnell erkannt und diskutiert werden, so dass die Mitarbeiter sofort auf potenzielle Schwierigkeiten und neue Herausforderungen aufmerksam werden können, die sich nähern. Diese Probleme können unterschiedlich sein, da einige Trends besprechen, die sich langfristig entwickeln werden (z. B. ein Nachlassen der Wirksamkeit einer bestimmten Abteilung), oder dass sie weniger formell und direkter sind (z. B. das Informieren der Mitarbeiter über schlechtes Wetter) bevor sie am Ende des Tages nach Hause zurückkehren). Diese Memos zu Problemen zeichnen sich dadurch aus, dass sie Feedback einholen können, um mögliche Lösungen und zukünftige Strategien zu prüfen.
Lösungen
Lösungsbasierte Memos können eine Auswahl von Informationen bereitstellen. Beispiele hierfür sind schnelle Korrekturen technischer Probleme, die Ankündigung, dass eine neue Strategie zur Lösung eines vorhandenen Problems beschlossen wurde, oder aktuelle Informationen zu Eintrittscodes und Sicherheitsmechanismen. Lösungs-Memoranden sind auch eine Gelegenheit, den Mitarbeitern Aufmerksamkeit zu schenken, die ihre Nützlichkeit oder Kreativität bewiesen haben, um bestimmte Herausforderungen zu meistern, indem sie sie über ihre Erfolge informieren (zum Beispiel: "Wir möchten Mathew Baker für seine Koordinierungsarbeit zur Verbesserung unseres Kernnetzwerks danken." Computer, wodurch das System wesentlich schneller als im letzten Monat funktioniert. ").
Rückmeldung
Feedback-Memos gibt es in einer Vielzahl von Formen, wobei zwischen Notizen an verschiedene Mitarbeiter und Notizen an einzelne Personen unterschieden werden kann. Wenn Feedback-Memos an eine große Gruppe gesendet werden, können sie die Mitarbeiter über Probleme informieren, die zuvor in Besprechungen aufgeworfen wurden, und den vorherigen Diskussionen ein Gefühl von Kontext und Chronologie vermitteln (ein Beispiel dafür wäre ein Memo, in dem sich die Mitarbeiter bei der Teilnahme an a bedanken Blutspende oder Teamarbeit). Wenn jedoch Rückmeldungen an einen einzelnen Mitarbeiter gesendet werden, ist dies in der Regel sehr spezifisch und hängt von der Qualität der vom Mitarbeiter geleisteten Arbeit ab und davon, welche Bereiche sich auf zukünftige Verbesserungen konzentrieren sollten.
Kommentare zu Situationen
Von Zeit zu Zeit kann es angebracht sein, dass Manager Notizen zu laufenden Ereignissen senden oder offizielle Kommentare zu bestimmten Situationen abgeben, zum Beispiel: "Wir möchten der Feuerwehr herzlich danken für ihre Unterstützung während des jüngsten Brandes von unser Lager ". Diese Art von Memorandum kann auch Anweisungen für Mitarbeiter enthalten, bestimmte interne Themen nicht öffentlich zu kommentieren: "Wir möchten, dass alle Mitarbeiter von öffentlichen Spekulationen über einen möglichen Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen Abstand nehmen, der Vereinbarungen untergraben könnte in Bearbeitung. "