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Dank Computerprogrammen, die Dateien in alphabetischer Reihenfolge nach Ihren Wünschen organisieren, wird das Speichern von physischen Dateien immer weniger zur gängigen Fähigkeit. Wenn Sie in einer Arztpraxis arbeiten, ohne elektronische Aufzeichnungen zu führen, ist es wichtig, die Dateien für eine bessere Organisation in alphabetischer Reihenfolge zu halten. Es dauert nicht viel, um den Einstieg zu erleichtern. Sobald Sie ein System installiert haben, ist es einfach, die Dateien zu organisieren.
Anweisungen
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Bestimmen Sie den Raum entsprechend. Berechnen Sie den für alle Dateien erforderlichen Speicherplatz. Weisen Sie dann für jeden Buchstaben des Alphabets kleinere Leerzeichen mit Beschriftungen, Markierungen oder anderen Identifikationsmerkmalen zu. Möglicherweise müssen Sie die Dateien in der Mitte einer Schublade, an der Ecke eines Schreibtisches oder an einem anderen Ort aufbewahren. Solange sie passen, ist jeder Ort geeignet.
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Akten oder stapeln Sie medizinische Akten. Wenn Sie für jeden Buchstaben des Alphabets größere Dateien erstellt haben, legen Sie die Patientenakten in den entsprechenden Buchstabenordner ab. Wenn Sie die Dateien für jeden Buchstaben hinzufügen, platzieren Sie die neuen Patientenakten alphabetisch in den größeren Ordnern. Wenn Sie die Dateien am Ende stapeln möchten, ohne größere Dateien zu verwenden, verwenden Sie auf dem Tisch oder Boden ausreichend Platz, um Stapel für jeden Buchstaben des Nachnamens des Patienten in alphabetischer Reihenfolge zu erstellen.
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Überprüfen Sie Ihre Arbeit. Vergewissern Sie sich nicht nur, ob die Dateien innerhalb eines Büros richtig in den Ordner Ihres Anfangsbuchstabens eingefügt wurden, sondern auch, ob die Datensätze in den einzelnen Buchstabendateien alphabetisch geordnet sind. Ein Fehler, auf den Sie achten sollten, ist das Stapeln rückwärts, wodurch die Namen in jeder Briefdatei verkehrt herum angezeigt werden.
Was du brauchst
- Ordner
- Aktenschrank