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Die meisten Unternehmen, ob klein oder groß, verfügen über eine Rezeption oder eine Rezeption. Die üblichen Arbeitsabläufe eines Mitarbeiters, der sich mit dem Kundendienst befasst, bestehen aus Pflichten und Verantwortlichkeiten, die die Effizienz des Unternehmens insgesamt verbessern. Diese Mitarbeiter müssen alle Aspekte ihrer Rolle vollständig verstehen, um ihre Rolle bestmöglich erfüllen zu können.
Diene als Gateway
Die wichtigste Rolle, die ein empfangender Mitarbeiter spielt, ist das "Gateway" oder Gatekeeper. Sie sind die erste Person, die Kunden bei der Ankunft sehen, und normalerweise die erste Person, mit der sie sprechen, wenn sie das Büro anrufen. Sie sollten den Kunden gegenüber freundlich und höflich sein, aber auch ihre Autorität behalten. Ihre Haltung wird sich positiv oder negativ auf das Geschäft als Ganzes auswirken, und Sie sollten dies immer im Auge behalten. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass Vorgesetzte nur die Personen erhalten, für die sie Zeit haben, mit denen sie sprechen möchten. Behandeln Sie die Person immer direkt und angemessen. Sie müssen möglicherweise jemandem mitteilen, dass er eine Nachricht hinterlassen muss oder dass er sitzen und warten sollte.
Routineaufgaben
In den meisten Büros muss die Rezeptionistin alltägliche Aktivitäten wie das Verwalten von E-Mails, das Abhören von Voicemail, das Vorbereiten von Geldbeuteln, Bewässerung von Pflanzen und das Auffüllen von Tischen erledigen. Wenn Sie eine Liste aller Aufgaben des Tages führen, können Sie verhindern, dass Sie etwas vergessen. Es ist auch nützlich, ein Adressbuch mit wichtigen und häufig verwendeten Nummern zu führen, da es oftmals die Aufgabe des Anrufs ist, die Wartung, die IT-Abteilung und verschiedene andere Personen während des ganzen Tages anzurufen, wenn Probleme auftreten.
Machen Sie eine Liste Ihrer täglichen Aktivitäten, damit Sie nichts vergessen (Comstock / Comstock / Getty Images)
Organisation der Verpflichtungsagenda
Wenn diese Arbeit nicht an einen anderen Mitarbeiter, z. B. den Assistenten des Chefs, delegiert wurde, wird die Tagesordnung an der Rezeption gehalten. Seien Sie immer über bevorstehende Aktivitäten und abgesagte Termine informiert. Denken Sie daran, die Namen und Nummern der Personen zu notieren, die im Falle einer Stornierung an vollen Tagen einen Termin vereinbaren möchten. Manchmal ist es notwendig, vorläufige Termine zu vereinbaren. In diesem Fall setzen Sie einfach einen Post-It-Termin in den Zeitplan. Denken Sie daran, immer Bleistifte zu verwenden, da dies bei Zeitänderungen das Löschen und Abdecken erleichtert.
