Inhalt
Memo-Berichte eignen sich für kurze Dokumente (weniger als zehn Seiten), die innerhalb der Organisation verteilt werden. Verkaufsberichte und Projektanalysedokumente sind beispielsweise Kandidaten für das Memo-Format. Sie erfordern nicht den gesamten Pomp und die Einführung, die für formelle Berichte erforderlich sind. Dies betrifft hauptsächlich Berichte, die wöchentlich, monatlich oder alle vier Monate verteilt werden. Trotzdem sollten Sie beim Planen, Schreiben und Ausfüllen eines Memo-Berichts dieselbe Sorgfalt walten lassen wie bei jeder Unternehmenskorrespondenz.
Anweisungen
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Verfolgen Sie die Themen, die im Bericht behandelt werden. Nehmen Sie den Standpunkt des Lesers ein und fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu.
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Suchen Sie nach Ihrem Bericht. Sammeln Sie alle relevanten Informationen, um die Themen in Schritt 1 abzudecken.
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Erstellen Sie eine visuelle Unterstützung, um die gesammelten Daten zu veranschaulichen. Geben Sie jedem Bild einen relevanten Titel und eine Bildunterschrift.
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Überprüfen Sie Ihre Suche und entscheiden Sie, mit welchen Titeln Sie Ihren Bericht teilen und präsentieren möchten. Das Format und der Inhalt bestimmen die Titel der Abschnitte. Es ist beispielsweise sinnvoll, dass ein Verkaufsbericht einen Abschnitt für jede Verkaufsregion oder Produktlinie enthält.
Planen Sie den Bericht
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Schreiben Sie den Körper Ihres Berichts, und beachten Sie dabei Ihren Leser. Fügen Sie gegebenenfalls eine visuelle Unterstützung ein.
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Schreiben Sie eine administrative Zusammenfassung, die den Lesern einen kurzen Überblick über wichtige Punkte im Bericht gibt.
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Erstellen Sie einen Index, der angibt, wo die jeweiligen Abschnitte beginnen.
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Erstellen Sie eine Abbildungstabelle, in der die Leser wissen können, wo die einzelnen Diagramme, Abbildungen oder Tabellen zu finden sind.
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Schreiben Sie ein Übertragungsprotokoll. Wenn Ihr Unternehmen gedruckte Memos oder eine Vorlage verwendet, verwenden Sie diese. Ansonsten verwenden Sie ein einfaches Format. Stellen Sie sicher, dass Sie Überschriften sowie die Felder "Von", "Bis", "Betreff" und "Datum" angeben.
Schreiben Sie den Bericht
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Stellen Sie den vollständigen Bericht zusammen, und ordnen Sie die von Ihnen erstellten Teile in der folgenden Reihenfolge ein: Übertragungsprotokoll, Inhaltsverzeichnis, Abbildungsliste, administrative Zusammenfassung, Berichtshauptteil.
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Bitten Sie einen Freund oder Kollegen, Ihren Bericht zu überprüfen.
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Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.
Vervollständigen Sie den Bericht
Wie
- Wenn Ihr Bericht an mehrere Empfänger gesendet wird, können Sie eine Verteilerliste erstellen, anstatt alle Namen in das Übertragungsprotokoll aufzunehmen. Listen Sie die Namen alphabetisch auf oder geben Sie die Namen der wichtigsten Personen an die Spitze der Liste. Machen Sie Ihr Sendeprotokoll so, als wäre es das Cover eines Lebenslaufs. Schreiben Sie so, als würden Sie den Bericht persönlich an den Leser übermitteln. Beliebte Titel für Berichte sind: Einführung, Problemanalyse, Ziele, Empfehlungen, Trends, Zeitleiste und Projektmeilensteine, Alternativmethoden und Kosten.